BENEFITS UPDATE AND TRANSITION PLAN
DATE: February 4, 2025
TO: Crane Composites Associates
FROM: John O’Sullivan
RE: Medical/Dental/Vision and other Benefits, 401k and Payroll
Over the next 60 days, we will be communicating the timeline and updates on the transition to our new benefits, 401K and payroll. Here’s what you can expect:
- New benefit providers – Your core benefit plans, structure, and costs will stay the same, with only minor changes. A new benefit guide with details on the new providers and any changes to the plan designs will be provided the week before open enrollment.
- New 401K platform – Your 401K plan, including contribution levels, investment categories (Pre-Tax, Roth and After-Tax), and Company contributions, remain the same, but with an improved vesting schedule. The new Aon PEP will be administered by Voya.
- New payroll system – Payroll will continue with ADP as the provider and will have some added features for Manager and Employee Self-Service.
- New timeclocks – As part of the payroll transition, new timeclocks will be installed in your facility between March 14 and 17. You will begin using them on Monday, March 24. More details will be shared soon.
Each of these changes—Benefits, 401K, and Payroll—will require some action from you in the coming weeks. Below is a general timeline:
Benefits (Green on the calendar below) – Open Enrollment: February 17 – February 26
- Your new benefits will take effect on April 1, 2025.
- Onsite benefit counselors will be available to assist you—stay tuned for a sign-up sheet!
- If you do not want to make any changes to your current benefits, they will automatically transfer to the new providers.
401K (Blue on the calendar below) – Investment Selection Period: February 24 – March 22
- You will need to select your investment options with Voya, the new Plan administrator. If no selections are made, your Vanguard balance will automatically transfer to the Voya Target Date Fund that is closest to your expected retirement year.
- Each location will have a few onsite computers available for your convenience.
- There will be a period of approximately 10-14 days in early April during which you will not have access to make any changes to your account. This is referred to as the Black Out period on the calendar below. This period is necessary to ensure an orderly transfer of your assets from Vanguard to Voya.
Payroll (Yellow on the calendar below) – New ADP Login: March 10 – 15
- During the week of March 10, you will receive instructions on how to log into the new ADP payroll system and how to use the new Time Clocks.
As each area of focus comes up on the calendar, we will provide you with detailed instructions on what you will need to do and by what date it needs to be completed. In the meantime, if you have any specific questions, please feel free to contact any member of the Management or HR team and we will do our best to track down an answer for you.
ACTUALIZACIÓN DE BENEFICIOS Y PLAN DE TRANSICIÓN
Fecha: 4 de febrero de 2025
Para: Todos los empleados
De: John O’Sullivan
Asunto: Médico/Dental/Visión y otros beneficios, 401k y nómina
Durante los próximos 60 días, les estaremos comunicando la fecha límite y actualizaciones sobre la transición a nuestros nuevos beneficios, 401k y nómina. Qué esperar:
- Nuevos proveedores de beneficios: sus planes de beneficios principales, estructura y costos serán los mismos, con cambios menores. Se proporcionará una guía de nuevos beneficios con detalles sobre los nuevos proveedores y cualquier cambio en el diseño del plan la semana antes de la apertura de la inscripción.
- Nueva plataforma 401k: su plan 401k, que incluye niveles de contribución, categorías de inversión (sin impuestos, Roth, con impuestos), y las contribuciones de la empresa permanecen igual pero con un cronograma de adquisición de derechos de pensión mejorado. El nuevo Aon PEP será administrado por Voya.
- Nuevo sistema de nómina: la nómina continuará con ADP como el proveedor y tendrá algunos recursos adicionales para el Gerente y el Empleado autoservicio.
- Nuevos relojes de registro: como parte de la transición de la nómina, los nuevos relojes de registro serán colocados en su instalación entre el 14 y el 17 de marzo. Comenzarán a usarlo el lunes 24 de marzo. Se informarán más detalles pronto.
Cada uno de estos cambios (beneficios, 401k, nómina) requerirán de alguna acción por su parte durante las siguientes semanas. Vea a continuación un cronograma general:
Beneficios (verde en el calendario a continuación) – Inscripción abierta: 17 de febrero a 26 de febrero
- Sus nuevos beneficios entrarán en vigor el 1 de abril de 2025.
- Habrá asesores de los beneficios en el sitio para ayudarlo. Esté atento para una obtener una planilla de registro.
- Si no quiere realizar ningún cambio a sus beneficios actuales, lo transferirán automáticamente a los nuevos proveedores.
401k (azul en el calendario a continuación) – Período de selección de inversión: 24 de febrero a 22 de marzo
- Necesitará seleccionar sus opciones de inversión con Voya, el nuevo administrador del Plan. Si no se hace ninguna selección, su saldo en Vanguard será automáticamente transferido a Voya Target Date Fund que es el más cercano a su año de retiro previsto.
- Cada locación contará con algunas computadoras para su conveniencia.
- Habrá un período de aproximadamente 10-14 días los primeros días de abril durante el cual no tendrá acceso para realizar ningún cambio en su cuenta. Esto se llamará período Black Out en el calendario a continuación. Este período es necesario para garantizar una transferencia ordenada de sus activos de Vanguard a Voya.
Nómina (amarillo en el calendario a continuación) – Nuevo inicio de sesión ADP: 10 a 15 de marzo
- Durante la semana del 10 de marzo, recibirá instrucciones sobre cómo registrarse en el nuevo sistema de nómina ADP y cómo usar el nuevo Reloj de registro.
Como cada área de enfoque viene en el calendario, les proporcionaremos las instrucciones detalladas sobre qué necesitará hacer y para qué fecha. Mientras tanto, si tiene alguna duda específica, siéntase libre de contactarse con cualquier miembro del equipo de Administración y Recursos Humanos y haremos nuestro mayor esfuerzo por brindarle una respuesta.